Qual é o seu maior desafio na gestão remota?
Aqui na cuidadoria, temos ouvido muitas empresas e pessoas nos últimos meses e, mesmo após quase um ano de pandemia e muitos times trabalhando de casa, alguns grandes desafios ainda persistem, impactando da produtividade às relações de equipe e a própria saúde dos colaboradores: excesso de reuniões, trabalho muito além do horário, relações mais distantes entre as pessoas e falta de uma visão clara sobre o time são relatos bastante comuns.
Por isso, preparamos essas 5 dicas que podem te ajudar nos desafios do trabalho remoto:
Dica 1: Compreenda o que muda no seu papel como líder
O papel do líder já vinha mudando e muito nos últimos anos. Com o trabalho remoto, a reviravolta de fato aconteceu! Com times trabalhando de casa e as pessoas totalmente autônomas, como liderar? Compreenda que o papel do líder não é mais controlar os processos e gerar resultados. O papel do líder de agora em diante é organizar a colaboração! Isso mesmo! O líder é alguém que sabe que se cuidar das pessoas para que elas colaborem melhor, os processos vão melhorar e os resultados serão muito mais significativos.
Cuidar das pessoas pode parecer vago, mas o que isso quer dizer é que o líder deve conhecer profundamente os talentos e como cada um dá o seu melhor e se relacionar com o time de forma genuína (guarde essas palavras-chaves: talentos e relação). Se a relação é mais verdadeira e aberta, todos se conhecem melhor e confiam mais uns nos outros e a autonomia não é mais fator de insegurança, afinal, o líder não precisa saber se o time está realmente trabalhando, pois tem certeza de que está.
Dica 2: Reuniões: menos é mais!
Excesso de reuniões é um dos maiores problemas vivenciados nos times remotos. Isso já era um problema antes, mas o home office levantou o tapete, escancarou a situação e potencializou ainda mais essa questão. Relatos como: "eu tenho tantas reuniões durante o expediente que acabo fazendo meu trabalho à noite" são muito comuns. Investir tempo em planejar reuniões é essencial. Comunicar previamente o propósito da reunião, convidar apenas quem é realmente necessário, ter uma pauta com início meio e fim, são coisas simples que ajudam os times a terem reuniões realmente produtivas. Quer um roteirinho básico para reuniões muito produtivas? Aí vai:
1) Comece com um check-in: pode ser simplesmente silenciar por 1 minuto ou perguntar a cada um como está chegando. Isso cuida das pessoas e ajuda a sintonizá-las com a reunião;
2) Se você é o chamador da reunião, fale do objetivo rapidamente e qual a expectativa, ou seja, como você espera que o time sairá da reunião. Fale do que será abordado em tópicos breves;
3) Para organizar a discussão dos tópicos, use a dica 3 "incluir e liberar". Dessa forma, você não terá o problema de alguém falando demais e não dando espaço para os outros falarem;
4) Após "incluir", listem as tarefas e peça para que as pessoas se voluntariem a cada uma das tarefas listadas. Combinem os prazos de entrega e como isso será registrado para que todos saibam que a tarefa foi cumprida sem precisar de uma nova reunião. (ex: planilha compartilhada, sistema, etc);
5) Rodada de checagem: cheque se ficou alguma dúvida e peça para cada um repetir ficou de fazer e o prazo.
6) Check-out: hora de "liberar". Pergunte: como você sai? Faça uma breve rodada de saída, checando novamente as sensações das pessoas, seu humor e motivação. E bora pro trabalho!
Dica 3: Inclua e libere a todos
Confiança precisa ser parte da relação com o time. E confiança se constrói todos os dias. Incluir e liberar significa que o líder organiza as interações com o time de forma que exista um espaço de tempo para que todos falem, para que suas ideias e sugestões sejam registradas e fiquem visíveis a todos. Isso pode ser feito, por exemplo, com uma ferramenta como o Jambord ou Miro, onde é possível colocar post-its virtuais e até mesmo templates diversos de planejamento colaborativo. O uso de post-its evita o falatório confuso e a falta de espaço para aqueles que são mais quietos.
Como fazer: traga o tópico a ser discutido. Peça a todos para colocarem suas sugestões em post-its (1 sugestão por post-it) em silêncio. Após todos colocarem, organizem os post-its por similaridade e escolham o que deve ser priorizado e feito em primeiro lugar. Nesse momento, abra para a conversa. Deixe que venham sugestões, dúvidas e faça perguntas para aqueles que falam menos. Muitas vezes pessoas introvertidas deixam de expressar ideias que podem fazer a diferença para a solução de um problema. Como líder, pergunte mais e fale menos. Ajude o time a organizar as ideias e prioridades novamente e parta para a divisão de tarefas.
Depois das tarefas terem seus responsáveis, todos estão liberados, todos sabem o que cada um vai fazer e todos se sentem incluídos, pois suas ideias foram colocadas na mesa e vistas.
Dica 4: Feedback deve ser parte do dia a dia
Já se foi o tempo em que feedback era uma sessão formal, uma vez ao ano, em que o líder dizia ao seu colaborador o que tinha feito de bom, o que precisava mehorar, etc, etc... É claro que momentos de feedback formal são importantes, mas o fundamental é entender que, novamente, confiança e abertura se constroem todos os dias. Se não há confiança, o feedback formal vai ser uma ocasião incômoda para ambas as partes - líder e colaborador.
Criar uma cultura de feedback é torná-lo algo informal e natural, que pode ser feito no dia a dia e a qualquer momento. Porém, para isso, é importante que o time vá se acostumando, para que as pessoas entendam que o feedback é para melhoria contínua e não algo pessoal. Se o seu time ainda não tem uma cultura de feedback, uma dica simples é: após a conclusão de cada projeto (ou etapa do projeto), faça um momento de celebração de resultados a partir de 3 perguntas: que bom? que pena? que tal? Ou seja: o que foi bom nesse projeto e podemos celebrar? O que não foi legal, que gerou incômodos ou não trouxe o resultado desejado? E o "que tal" são os aprendizados e sugestões para serem colocadas em prática nos próximos projetos.
Dica 5: Use a tecnologia para organizar a colaboração
Arquivos compartilhados são uma das maravilhas da tecnologia! E depois de ler todas as dicas anteriores você já entendeu que, para liberar seu time para trabalhar de forma autônoma, nada melhor do que usar a tecnologia para criar registros e "locais" de trabalho conjunto em que as pessoas podem entrar de forma assíncrona. Um exemplo simples são as planilhas ou documentos compartilhados. Todos podem contribuir no mesmo documento, no seu tempo desde que cumpra o prazo combinado. O líder e os demais colaboradores conseguem acompanhar o que está acontecendo, se há algum empecilho e se ajudar de forma super efetiva.
E aí? Gostou das dicas? O que mais você acha que pode ser legal para deixar o trabalho remoto ainda mais significativo?
Quer conversar mais sobre esse assunto e os desafios do seu time / empresa. Entre em contato: thianne@cuidadoria.com. Vai ser um prazer!